Актуальные проблемы кадров и документооборота при бухгалтерском аутсорсинге |
В продолжение темы, поднятой в предыдущем номере*, обсудим такие проблемы бухгалтерского аутсорсинга, как замена обслуживающих специалистов и документооборот между аутсорсинговой организацией и ее клиентами.
«Здравствуйте, я ваш бухгалтер!»
Организации, оказывающие услуги бухгалтерского аутсорсинга, как правило, обещают непрерывное ведение бухучета, что непременно должно избавить компанию-клиента от проблем, связанных с болезнью, отпуском, прогулом, увольнением (либо любой другой причиной отсутствия) штатного бухгалтера. Но так ли это?
На самом деле немногие аутсорсинговые организации стараются обеспечить единообразие ведения бухучета среди всех своих сотрудников. Как правило, это делают крупные аутсорсинговые организации. В небольших же зачастую каждый ведущий бухгалтер ведет бухучет вверенных ему компаний, используя свои методы работы. Но даже в аутсорсинговых организациях, которые стараются обеспечить единообразие ведения бухучета, в случае ухода ведущего бухгалтера в отпуск или на больничный заменяющий его сотрудник просто физически не успеет вникнуть в учетную политику и прочие тонкости ведения учета, такие как личные договоренности между ведущим бухгалтером и его клиентами; договоренности по отсрочкам платежей в случае установки клиент/интернет-банка у аутсорсинговой организации; отсутствующие документы, принятие к учету и иные моменты.
Несоблюдение единообразия ведения учета различными ведущими бухгалтерами аутсорсинговой организации может стать причиной возникновения ошибок в бухгалтерском и налоговом учете клиента, что может привести к штрафным санкциям от контролирующих органов во время проведения проверки организации. Точно такая же ситуация может возникнуть в случае замены первичного бухгалтера, обслуживающего клиента. Ведь только представьте, что в период нахождения руководителя вашей организации в отпуске его обязанности на себя принял посторонний человек, который раньше не работал в ней.
Проблемы непременно могут возникнуть в случае увольнения обслуживающего сотрудника, так как ни одна организация не застрахована от «текучки» кадров. Особенно это актуально для крупных организаций, ведь чем больше организация, тем чаще в ней происходят увольнения и прием на работу новых сотрудников. Причиной замены ведущего бухгалтера или иных сотрудников, обеспечивающих ведение бухгалтерского, кадрового и налогового учета, могут стать также перераспределение нагрузки сотрудников (что особенно характерно для крупных аутсорсинговых организаций) в связи с изменением объемов работы по вверенным им компаниям (одни организации со временем расширяют свою деятельность, другие, наоборот, уменьшают объемы ввиду различных причин); изменения внутри аутсорсинговой организации (формирование/переформирование отделов ведущих бухгалтеров), ротация, личные пожелания клиентов аутсорсинговой организации или ведущих бухгалтеров. Ни один руководитель, наладивший все свои бизнес-процессы и выстроивший для себя схему работы организации, не хочет слышать с завидной периодичностью фразу: «Здравствуйте, я Ваш бухгалтер!» и начинать вносить корректировки в уже привычный для себя и организации механизм взаимодействия с бухгалтерией.
«Баланс готов? Я вам только что отправил все документы!..»
...
«Все, что нажито непосильным трудом…»
... Подробнее читайте в этой статье, а также:
* Закревский, Д.Бухгалтерию — на аутсорсинг: все «за» и «против» / Д. Закревский. —«Финансовый директор». — № 1, 2020. — С. 49.
<...>